GIIM

Gestão Integrada de Informação em Multimédia

A gestão de documentos e workflow é essencial ao bom desempenho de uma empresa e um reflexo da sua organização interna. A existência de grandes volumes de informação, tanto oriundos do exterior como internos, potência a perda de documentos, aumenta a dificuldade em aceder rapidamente à informação e à sua localização física e dificulta o controlo dos fluxos de informação.

Assim, uma eficiente gestão documental permite às empresas o uso de uma base comum para comunicação e interação com todas as entidades, resultando em melhorias na visão geral das suas necessidades e automatização das tarefas. Promove a coerência e consistência de dados, convertendo os processos baseados em papel em processos eletrónicos.

  • Desmaterialização
    Digitalização dos documentos em formato papel, produzindo documentos electrónicos que são classificados e disponibilizados segundo um determinado critério.
  • Normalização
    De todos os tipos de documentos da empresa, métodos de classificação e de entidades; uniformização de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos.
  • Indexação
    Catalogação e classificação dos documentos electrónicos. Esta fase é equivalente ao processo de arquivo físico mas potenciando os benefícios dos sistemas de informação, podendo garantir a gestão integrada do arquivo físico e electrónico.
  • Workflow
    Definição dos vários estados pelos quais um documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo, possibilitando o controlo dos fluxos de circulação de documentos.
  • Pesquisa
    Motor de busca capaz de realizar pesquisas de documentos pelos critérios de indexação ou atributos, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente o mesmo.
  • Redução de Custo
    A redução de custo advém do aumento de produtividade na procura, reencaminhamento e gestão de documentos, redução do custo de cópias e redução das necessidades de espaço de arquivo.

O GIIM, módulo totalmente intergrado com o ERP SIGA ou SIGAP implementa um conjunto de normas e regras visando atingir um conjunto de objetivos, dos quais podemos destacar a virtualização dos circuitos de distribuição/aprovação, potenciar a partilha de tarefas/documentos, eliminar as ineficiências associadas ao manuseamento de papel, automatizar etapas dos processos e tarefas, tendo por base os seguintes conceitos: